De officiële lancering van de volmachtfunctie binnen het internationale handelsinspectiesysteem "Single Window" is een belangrijke stap in de richting van een efficiëntere douaneafhandeling en heeft een grote impact op het inspectie- en quarantaineaangiftewerk van exportagenten.
Kernwijziging:In het territoriale inspectiesysteem "Single Window" (éénloketsysteem) is het mogelijk om de volgende maatregelen te nemen:Elektronische volmachtovereenkomstis een verplichte voorwaarde geworden voor de aangifte. Als er geen geldige online volmachtovereenkomst bestaat tussen de betrokken ondernemingen, zal het systeemHet elektronisch grootboek wordt niet automatisch uitgegeven.(met uitzondering van de tijdelijke toepassing van de verpakkingsaanvraag voor gevaarlijke goederen voor de export).
Het belang van het elektronisch grootboek:Het elektronisch grootboek is een cruciaal document voor de douaneaangifte en -afhandeling van goederen bij de export. Zonder dit document kunnen goederen niet op de gebruikelijke wijze voor export worden aangegeven. Deze wijziging heeft dan ook directe gevolgen voor een soepel verloop van de bedrijfsactiviteiten.
Specifieke wijzigingen en gevolgen voor de aangifteprocedure van exportagenten
1. Fundamentele verandering in de voorbereidingen voorafgaand aan de aangifte
Verleden:Mogelijk was het alleen nodig om papieren volmachtbrieven te verzamelen, of om ervoor te zorgen dat de relatiegegevens correct werden weergegeven tijdens de verklaring.
Nu:Het is verplichtvoorHet uitvoeren van de inspectie en quarantaineverklaring om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen de elektronische volmachtovereenkomst online hebben ondertekend via het "Single Window"-platform. U (de gemachtigde) dient uw cliënten hierbij te begeleiden en aan te sporen de volmacht te voltooien.
2. De verschillende bedrijfstypen duidelijk van elkaar onderscheiden en bijbehorende overeenkomsten ondertekenen.
U moet bepalen welke partijen overeenkomsten moeten ondertekenen op basis van het type verklaring. Dit is niet langer een vage benadering van "een volmacht is voldoende", maar vereist precisie met betrekking tot specifieke rollen binnen de onderneming.
Scenario 1: Inspectie van uitgaande goederen en quarantaineverklaring (meest voorkomend)
● Vereiste overeenkomsten:
- Volmachtovereenkomst tussen deAanvragende eenheiden deAfzender.
- Volmachtovereenkomst tussen deAfzenderen deProductie-eenheid.
Voorbeeldillustratie:
(1) U (douaneagent A) treedt op als deAanvragende eenheid, waarbij een handelsonderneming (Bedrijf B) een partij goederen exporteert die door fabriek (Fabriek C) is geproduceerd.
(2) Relatiebreuk:
Aanvragende eenheid = Douane-expediteur A
Afzender = Bedrijf B
Productie-eenheid = Fabriek C
(3) U moet ervoor zorgen dat de volgende documenten worden ondertekend:
Douane-expediteur A ←→ Bedrijf B (Aanvragende eenheid machtigt afzender)
Bedrijf B ←→ Fabriek C (Afzender delegeert aan productie-eenheid)
Scenario twee: Exportverpakking van gevaarlijke goederen (verklaring)
● Vereiste overeenkomsten:
- Volmachtovereenkomst tussen deAanvragende eenheiden deVerpakkingsfabrikant.
- Volmachtovereenkomst tussen deAanvragende eenheiden deVerpakkingsgebruikerseenheid.
● Voorbeeldillustratie:
(1) U (douaneagent A) treedt op als deAanvragende eenheid, waarbij de verpakking wordt aangegeven die wordt gebruikt voor producten (gevaarlijke goederen) voor een chemisch bedrijf (Bedrijf D). De verpakking wordt geproduceerd door Fabriek E en wordt door Bedrijf D zelf geladen.
(2) Relatiebreuk:
Aanvragende eenheid = Douane-expediteur A
Verpakkingsfabrikant = Fabriek E
Verpakkingsgebruikerseenheid = Bedrijf D
(3) U moet ervoor zorgen dat de volgende documenten worden ondertekend:
Douaneagent A ←→ Fabriek E(Aanvragende eenheid delegeert aan de verpakkingsfabrikant)
Douaneagent A ←→ Bedrijf D(Aanvragende eenheid delegeert aan Verpakkingsgebruikerseenheid)
Opmerking:Dit scenario wordt voorlopig niet beïnvloed door de nieuwe regel, maar het wordt sterk aanbevolen om volgens deze standaard te werken ter voorbereiding op toekomstige vereisten of aanvullende lokale douanevoorschriften.
1.De rol van de agent verschuift van "uitvoerder" naar "coördinator" en "beoordelaar".
Uw werkzaamheden omvatten nu cruciale coördinatie- en beoordelingsaspecten:
● Coördinatie:U moet de nieuwe regelgeving uitleggen aan de opdrachtgever (uw directe klant) en hen begeleiden bij het ondertekenen van de overeenkomst met hun productiefabriek via het Single Window-systeem. Dit kan inhouden dat u uw klanten moet trainen.
● Beoordeling:Voordat u een verklaring aflegt, moet u inloggen op het Single Window, naar de module 'Volmachtovereenkomst' gaan enBevestig dat alle vereiste overeenkomsten online zijn ondertekend en een geldige status hebben.Dit moet een verplichte stap worden in uw nieuwe standaardwerkprocedure (SOP).
2.De capaciteit voor risicobeheersing moet worden verbeterd.
● Verduidelijking van de verantwoordelijkheden: Door het elektronisch ondertekenen van overeenkomsten wordt de delegatierelatie binnen het douanesysteem vastgelegd, waardoor de juridische verhoudingen duidelijk worden. Als agent moet u ervoor zorgen dat de inhoud van de overeenkomst correct is.
● Bedrijfsonderbrekingen voorkomen:Als het elektronisch grootboek niet kan worden gegenereerd vanwege niet-ondertekende overeenkomsten of ondertekeningsfouten, zullen goederen direct in de haven blijven liggen, met extra demurragekosten, kosten voor containeropslag, enz. tot gevolg, wat leidt tot klachten van klanten en financiële verliezen. U moet dit risico proactief beperken.
Actiehandleiding voor exportagenten
- Leer de operationele procedures onmiddellijk kennen:Download en bestudeer zorgvuldig het hoofdstuk over 'Volmachtovereenkomst' in de gebruikershandleiding van de standaardeditie van 'Single Window'. Maak uzelf vertrouwd met het volledige online ondertekeningsproces.
- Update de sjablonen voor klantmeldingen en -overeenkomsten:Stuur formele kennisgevingen naar alle bestaande en potentiële klanten om deze nieuwe regelgeving uit te leggen. U kunt een eenvoudige handleiding of stroomschema maken waarin klanten (afzenders) worden uitgelegd hoe ze overeenkomsten met hun productiebedrijven moeten sluiten.
- Herzie de interne werkchecklists:Voeg een stap 'Verificatie van de machtigingsovereenkomst' toe aan uw workflow voor inspectieverklaringen. Voordat een verklaring wordt ingediend, moeten aangewezen personen controleren of alle overeenkomsten aanwezig zijn.
- Proactieve communicatie:Bij nieuwe delegatieopdrachten is het belangrijk om proactief informatie op te vragen en te bevestigen, zoals de "Aanvragende eenheid", "Afzender", "Productie-eenheid", enz., zodra de opdracht is geaccepteerd, en direct het proces te starten om de overeenkomst te laten ondertekenen. Wacht hier niet mee tot vlak voor de aangifte.
- Gebruik vrijstellingsclausules (met de nodige voorzichtigheid):Momenteel blijven de aanvragen voor verpakkingen voor de export van gevaarlijke goederen tijdelijk ongewijzigd, maar het is raadzaam de nieuwe regels te volgen, aangezien het beleid op elk moment kan worden bijgewerkt en gestandaardiseerde procedures de kans op fouten kunnen verkleinen.
Samenvattend realiseert deze functie de digitalisering, standaardisatie en sterke validatie van delegatierelaties voor inspectie- en quarantaineverklaringen. Als exportagent verandert uw kerntaak van het simpelweg "procedures namens anderen afhandelen" naar het "coördinatie- en risicobeheersingscentrum" voor de gehele aangifteketen. Door u aan deze verandering aan te passen, kunt u de professionaliteit van uw dienstverlening verbeteren, operationele risico's vermijden en een vlotte export van de goederen van uw klanten garanderen.
Geplaatst op: 24 november 2025